План лечения в стоматологии уже составлен. Врачи согласовали основные решения, услуги и стоимость определены.
Кажется, что осталось только подготовить материал для пациента.
Но именно здесь у куратора, координатора или врача начинается отдельная работа: собрать информацию из нескольких источников, привести её к понятному виду, оформить и проверить.
А если после этого врач меняет план, часть работы приходится повторять.
Что мы называем презентацией плана лечения
Под «планом лечения» в стоматологии могут понимать разные вещи.
Иногда это подробный медицинский документ, иногда — перечень этапов, а иногда фактически смета со списком услуг и итоговой стоимостью.
Презентация плана лечения — другой формат. Это материал, с помощью которого врач или куратор объясняет пациенту предложенное стоматологическое лечение.
В нём могут быть этапы и стоимость, несколько вариантов, фотографии, рентгеновские снимки, 3D-сканы, пояснения и другие материалы, которые помогают увидеть план целиком.
Такую презентацию можно оформить в Microsoft PowerPoint или Apple Keynote, сохранить в PDF или собрать другим способом.
Именно о подготовке такого материала в стоматологической клинике идёт речь в этой статье.
Кто обычно готовит презентацию
Чаще всего этой работой занимается куратор или координатор лечения в стоматологической клинике.
Но единого процесса нет. В одной клинике презентацию может собирать менеджер или ассистент, в другой — непосредственно врач. В частной стоматологической практике и некоторых направлениях, например в ортодонтии, врач нередко самостоятельно готовит материал для пациента.
Инструменты тоже отличаются.
У клиники может быть шаблон в PowerPoint или Keynote. Стоимость или этапы иногда дополнительно оформляют в Excel. План находится в стоматологической МИС, снимки — в PACS или программе для работы с КТ, фотографии — в фотопротоколе, дополнительные материалы — в других сервисах.
Что-то можно скопировать напрямую. Что-то приходится выгружать отдельным файлом или переносить в виде скриншота.
В итоге одна презентация собирается из нескольких разных мест. По отдельности эти действия выглядят несложно, но вместе превращаются в заметный объём ручной работы.
Куда уходит время
Если разложить процесс подготовки презентации плана лечения в стоматологии на основные части, становится понятнее, почему «осталось только оформить» может означать ещё час или несколько часов работы.
| Источник трудозатрат | Что приходится делать | Типичное влияние на трудозатраты |
|---|---|---|
| Сбор материалов | Найти актуальный план, фотографии, снимки и дополнительные материалы | Среднее |
| Перенос данных | Повторно перенести уже существующую информацию | Невысокое |
| Подготовка презентации | Собрать материалы из разных источников в понятный пациенту документ | Высокое |
| Оформление | Привести слайды, изображения, этапы и стоимость к единому виду | Высокое |
| Проверка | Сверить презентацию с актуальным планом | Невысокое по времени, но обязательное |
| Внесение изменений | Обновить презентацию после правок в плане | Очень высокое |
Это не универсальная оценка. В конкретной стоматологической клинике картина может отличаться.
Если материалы хранятся бессистемно, больше времени займёт их поиск. Если презентация подробно оформляется вручную — вёрстка. Если план часто меняется после первой версии — корректировки.
Но общая причина обычно одна: слишком много информации приходится собирать и поддерживать вручную.
Одна презентация — много источников
Представим подготовку комплексного стоматологического плана лечения.
Сам план и стоимость находятся в МИС. КТ и панорамные снимки нужно открыть в PACS или диагностической программе. Фотографии хранятся отдельно. Дополнительные материалы могут быть подготовлены во внешних стоматологических сервисах. При необходимости используются 3D-сканы.
Куратор собирает нужные фрагменты и переносит их в пациентскую презентацию.
И здесь появляется важная особенность ручного процесса: презентация становится ещё одной копией информации о плане лечения.
Если данные изменятся в исходной системе, PowerPoint, PDF или сделанный ранее скриншот автоматически об этом не узнает.
Поэтому задача куратора — не только собрать презентацию, но и следить, чтобы она оставалась актуальной.
Почему шаблон решает только часть проблемы
Хороший шаблон презентации плана лечения действительно ускоряет подготовку.
Не нужно каждый раз заново создавать структуру слайдов, выбирать оформление или придумывать, как показать фотографии и стоимость.
Для нового пациента можно взять готовую основу и заменить содержимое.
Но само содержимое всё равно нужно получить из исходных систем, перенести и проверить.
Поэтому шаблон хорошо решает вопрос «как должна выглядеть презентация».
Но гораздо меньше влияет на другой вопрос:
«Сколько ручной работы требуется, чтобы наполнить её актуальной информацией?»
Именно поэтому две стоматологические клиники могут использовать похожие шаблоны, но тратить на подготовку совершенно разное время.
А что бывает после изменений плана
Презентация почти готова, но врач скорректировал стоматологический план лечения.
Например, поменялась услуга, этап или стоимость.
В исходной системе правку можно внести быстро. Но затем нужно убедиться, что старая информация не осталась в презентации — например, в стоимости, на другом слайде или в ранее вставленном изображении.
Если материал собирался из нескольких источников, часть из них приходится проверить повторно.
Само изменение может быть небольшим.
Сложнее убедиться, что после него во всей презентации осталась одна актуальная версия плана.
Именно поэтому внесение изменений часто становится одним из самых трудоёмких этапов подготовки.
Почему это в первую очередь проблема куратора
Куратор или координатор лечения в стоматологии нужен прежде всего для работы с пациентом.
Он помогает разобраться в плане, объясняет варианты, отвечает на организационные вопросы, взаимодействует с врачами и сопровождает пациента.
Чем больше времени уходит на техническую подготовку презентации, тем меньше остаётся на эту работу.
При этом отказаться от наглядного материала сложно: чем комплекснее стоматологическое лечение, тем больше информации пациент получает на консультации и тем важнее показать её последовательно и понятно.
Если отдельного куратора в клинике нет, проблема никуда не исчезает. Эту же работу выполняет врач или другой сотрудник.
Посчитайте свой процесс
Понять масштаб проблемы в своей стоматологической клинике можно без сложного аудита.
Возьмите 3–5 последних презентаций и примерно отметьте:
- сколько времени ушло на сбор и перенос материалов;
- сколько заняло оформление;
- сколько потребовали последующие изменения и проверки.
Полезно также просто выписать все инструменты, через которые проходит информация.
Например:
У другой клиники цепочка будет другой.
Уже такой простой разбор часто показывает основное узкое место.
Если сотрудники долго ищут нужные материалы — нужно менять организацию источников. Если много времени занимает оформление — поможет хороший шаблон. Если значительная часть работы появляется после каждой правки, одного шаблона уже недостаточно.
Что имеет смысл автоматизировать
Полностью автоматизировать подготовку стоматологической презентации не получится — и такая задача не нужна.
Фотографии всё равно нужно сделать. Снимок иногда необходимо выгрузить из PACS. Врач должен принять клинические решения, а куратор — подготовиться к разговору с пациентом.
Но между этими действиями остаётся техническая рутина.
Автоматизация имеет смысл там, где можно сократить повторный перенос данных, быстрее собрать материал в единый формат и не пересобирать несколько отдельных документов после каждого изменения.
То есть задача не в том, чтобы убрать человека из процесса.
Как к этой задаче подходит StomPlan
StomPlan создан для подготовки и презентации комплексных планов лечения в стоматологии.
Вместо того чтобы собирать финальный материал из PowerPoint, Excel и отдельных документов, куратор или врач работает с презентацией в одном сервисе.
В неё можно добавить план лечения, этапы и стоимость, фотографии, снимки, варианты и другие материалы, которые нужны для разговора с пациентом.
У StomPlan ориентир для типового сценария — готовая презентация примерно за 10 минут.
Последующие изменения тоже вносятся в том же рабочем процессе. Не нужно каждый раз заново пересобирать несколько отдельных файлов и вручную переносить одну и ту же корректировку между ними, поэтому типовые правки можно внести заметно быстрее.
При этом StomPlan не отменяет работу с исходными материалами.
Снимок по-прежнему может потребоваться получить из PACS, фотографии — из фотопротокола, а решение по лечению принимает врач.
Сервис сокращает ту часть процесса, которая начинается после того, как нужная информация уже существует, но её ещё нужно собрать в понятный материал для пациента.
Сравните с тем, как вы работаете сейчас
У каждой стоматологической клиники свой процесс, поэтому универсального расчёта экономии времени нет.
Лучше взять собственные 3–5 презентаций и посмотреть, сколько времени они занимают сейчас и на какие действия оно уходит.
А на демонстрации StomPlan мы покажем весь процесс подготовки презентации стоматологического плана лечения в сервисе — от исходных данных до готового материала для пациента.
После этого вы сможете сравнить его со своей текущей работой и понять, где именно в вашей клинике можно сократить ручные действия.