Этот вопрос нам часто задают кураторы и руководители клиник. В StomPlan мы отвечаем так: отдельная презентация нужна не всегда. Иногда достаточно объяснения врача и небольшой сметы. В других случаях полезно наглядно показать этапы и стоимость. А для сложного лечения — подготовить подробный материал, к которому пациент сможет вернуться дома.
Мы считаем, что объём подготовки должен соответствовать задаче. Чтобы выбрать подходящий формат, клинике стоит учитывать, что предстоит понять пациенту и сколько времени потребуется команде на подготовку.
Когда можно обойтись без отдельной презентации
Представим простой случай: стоматолог объяснил проблему, предложил лечение, куратор обсудил стоимость и ответил на вопросы. Пациент понимает, что предстоит сделать, и готов начать. Основную информацию можно зафиксировать в небольшой смете с необходимыми пояснениями.
Отдельная презентация в такой ситуации может ничего существенного не добавить. Особенно если ради неё приходится повторно переносить данные и собирать материалы, которые не помогают пациенту лучше разобраться.
При этом небольшая стоимость сама по себе ещё не означает, что объяснений достаточно. Даже при небольшом объёме лечения человек может сомневаться, выбирать между вариантами или хотеть обсудить расходы с близкими.
Когда презентация особенно полезна
При комплексном стоматологическом лечении пациенту предстоит разобраться сразу в нескольких вопросах: зачем нужны разные этапы, как они связаны, чем отличаются варианты и как распределяются расходы.
На консультации эти связи объясняет врач или куратор. Дома человек возвращается к информации самостоятельно. Если он захочет обсудить лечение с родственниками, ему потребуется передать содержание разговора людям, которые на приёме не присутствовали.
Здесь у презентации появляется конкретная задача: сохранить объяснение в форме, к которой можно вернуться. Пациенту не приходится оставаться один на один со списком процедур и итоговой суммой.
Мы рекомендуем в первую очередь готовить презентацию, когда лечение включает несколько связанных этапов, пациент сравнивает варианты, планирует значительные для себя расходы или откладывает решение.
Согласие на консультации тоже не отменяет её пользу. Если впереди длительное лечение, материал поможет ориентироваться в согласованной последовательности.
Момент и формат обсуждения можно выбирать отдельно. Об этом мы рассказываем в статье «Когда презентовать план лечения пациенту» .
Насколько подробной должна быть презентация
Презентация стоматологического плана лечения не обязательно предполагает большой объём подготовки. Для работы клиники удобно различать два формата.
Краткая презентация помогает наглядно показать сам план: процедуры, стоимость, при необходимости — этапы или два варианта лечения. В неё можно добавить короткие пояснения, информацию о врачах и следующий шаг для пациента.
Для этого не обязательно включать весь фотопротокол или отдельно заполнять зубную формулу именно для презентации. Если план уже составлен, работа сводится к переносу данных, необходимым пояснениям, оформлению и проверке.
Подробная презентация нужна, когда для понимания лечения пациенту важно разобраться в исходной ситуации и логике предложенных решений. Тогда к плану добавляют выбранные фотографии, зубную формулу, снимки с комментариями, визуализацию и более подробное объяснение этапов.
Объём определяет задача. Если конкретная фотография помогает объяснить предложение врача, её стоит включить. Если она не добавляет ничего к пониманию, нет необходимости помещать её в презентацию только потому, что она есть в фотопротоколе.
Как стоматологической клинике установить правило
Чтобы каждый раз не решать этот вопрос заново, можно закрепить простой стандарт.
Стоимость лечения можно добавить как формальный критерий. Например, клиника решает, что все планы дороже 50 или 100 тысяч рублей оформляются в презентацию. Это примеры внутреннего правила, а не универсальные ориентиры для стоматологии.
При этом сумма не определяет подробность автоматически. Дорогой план иногда удаётся понятно объяснить в кратком формате. А лечение ниже установленного порога может потребовать визуальных материалов и развёрнутых пояснений.
В стандарте стоит также определить, кто выбирает формат, кто готовит и проверяет материал и когда пациент его получает. После этого можно оценивать необходимое время и нагрузку на команду.
От чего зависит время подготовки
Две презентации с одинаковой стоимостью лечения могут существенно различаться по трудоёмкости.
В одном случае сотрудник переносит готовый план и добавляет несколько пояснений. В другом — собирает информацию у нескольких специалистов, выбирает фотографии, отмечает на них нужные области и согласовывает описание этапов.
На время подготовки влияют три вещи: подробность презентации, готовность исходных материалов и способ их переноса.
Поэтому краткий и подробный форматы стоит измерять отдельно. В замер включают весь процесс от получения готового плана до проверенного материала для пациента: поиск информации, перенос, оформление и исправления.
Время полезно учитывать и в минутах, и в деньгах. При 30 презентациях дополнительные 10 минут на каждую — это пять часов работы команды в месяц. Даже если денежные расходы выглядят приемлемыми, эти часы нужно найти в расписании врача или куратора.
Как посчитать экономику: пример на 30 презентациях
Для расчёта нужны дополнительные затраты по сравнению с привычным процессом клиники: время сотрудников, расходы на сервис и интеграции, распределённые затраты на настройку и обучение.
Работу по составлению медицинского плана, которую клиника выполняет в любом случае, не нужно целиком относить к расходам на презентацию. Если новый процесс заменяет часть прежней работы, это тоже следует учитывать.
Для первоначальной оценки сравним дополнительный доход и затраты:
Маржинальный доход — сумма, которая остаётся от фактически выполненного лечения после связанных с ним переменных расходов: материалов, лабораторных работ и оплаты труда, зависящей от объёма лечения.
Рассмотрим условный пример стоматологической клиники, которая готовит 30 презентаций в месяц . Все суммы приведены для объяснения расчёта.
Предположим, из 30 пациентов с выданным планом лечение обычно начинают девять. Конверсия составляет 30%.
Если лечение начнут десять пациентов, конверсия вырастет до 33,3% — примерно на 3,3 процентного пункта. При маржинальном доходе 30 000 рублей от дополнительного случая один пациент покроет затраты на все 30 презентаций, и у клиники останется ещё 12 000 рублей : 30 000 − 18 000.
А если лечение начнут одиннадцать пациентов вместо девяти? Конверсия составит 36,7%. Два дополнительных случая дадут 60 000 рублей маржинального дохода. После тех же 18 000 рублей затрат на презентации останется 42 000 рублей .
В этом условном примере для окупаемости достаточно одного дополнительного пациента. Расчёт не обещает, что презентации обеспечат такой результат: влияние на начало лечения нужно проверять на данных клиники.
Учитывать следует доход от фактически выполненного лечения. Если пациент только согласился или прошёл часть плана, нельзя записывать в результат весь ожидаемый доход. Для кратких и подробных презентаций расчёт лучше делать отдельно.
Как сократить время и стоимость подготовки
После расчёта становится понятнее, где искать возможности для сокращения затрат.
Начать стоит с повторного ввода информации. Если план уже составлен в МИС, ручной перенос тех же процедур и цен увеличивает время подготовки.
Для краткой презентации перенос готового плана может составлять основную часть подготовки. Для подробной он освобождает время на подбор изображений и пояснения.
Шаблоны помогают сократить другую повторяющуюся работу: структуру, информацию о врачах и типовые пояснения не нужно каждый раз создавать заново. При этом содержание и корректность конкретного плана необходимо проверить перед показом пациенту.
Если в нашем условном примере дополнительные затраты на презентацию снизятся с 600 до 300 рублей, подготовка всех 30 презентаций обойдётся в 9 000 вместо 18 000 рублей. При том же дополнительном доходе у клиники останется на 9 000 рублей больше.
Поэтому выбор формата не обязательно остаётся неизменным. Когда подготовка становится быстрее, краткая презентация может оказаться оправданной и для тех случаев, где раньше клиника ограничивалась сметой.
Как понять, оправдан ли выбранный подход
Проверять стоит и удобство процесса, и результат.
Сотрудники укладываются в отведённое время? Пациентам понятны материалы? Возвращаются ли они к презентации после консультации? Какие вопросы всё равно приходится объяснять заново? Ответы помогут скорректировать подробность и убрать лишнюю работу.
Для экономической оценки нужно заранее договориться, что клиника считает началом лечения и за какой срок после выдачи плана измеряет результат. Согласие, запись на приём и фактическое начало лечения — разные события.
По возможности сравнивайте сопоставимые группы пациентов: похожие виды и стоимость лечения, источники обращений и состав врачей. Один дополнительный пациент в группе из 30 заметно меняет процент, поэтому результат одного месяца ещё не доказывает эффект презентаций. Для длительных планов нужно также отслеживать продолжение лечения и фактически выполненный объём.
Мы рекомендуем начинать с объёма материалов, достаточного для понимания. Для простого случая это объяснение и смета, для другого — краткая презентация, для комплексного лечения — подробный разбор.
Чем быстрее клиника умеет создавать понятную и точную презентацию нужной глубины, тем ниже становится порог, начиная с которого её использование оправдано.
Именно этот подход мы заложили в StomPlan — сервис для создания презентаций планов лечения в стоматологии. В нём можно собрать краткую презентацию с этапами, стоимостью и пояснениями или добавить визуальные материалы для подробного разбора. Готовая структура и импорт данных помогают организовать подготовку, а пациент получает материал, к которому сможет вернуться после консультации.
Чтобы оценить, как это будет работать в вашей клинике, познакомьтесь со StomPlan на демонстрации : вместе разберём подходящий формат и покажем, как собрать презентацию плана лечения.